Prof. Dr. Katrin Winkler

Auf der linken Seite befindet sich eine dunkelblaue Fläche mit dem großen, weißen Zitat: „Nicht jedes Gespräch braucht ein Meeting. Aber jedes Meeting braucht ein Ziel und ein konkretes Ergebnis“ Unten links steht in weißer Schrift der Name Katrin Winkler. Die rechte Bildhälfte geht in geschwungener Form in ein Arbeitsfoto über. Es zeigt ein Team in einer kollegialen Besprechungssituation: Links sitzt ein Mann mit Notizblock und Stift, rechts eine lächelnde Frau, die ein Tablet nutzt. Das Bild vermittelt Themen wie effiziente Meetingkultur, Kommunikation, Zusammenarbeit und Zielorientierung im Arbeitsalltag.

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von

Katrin Winkler
in

Meetings sind teuer: Warum effektive Regelkommunikation im Team ein klares Ergebnis braucht

Meetings sind teuer. Und trotzdem planen wir oft welche, ohne zu wissen, welches Ergebnis wir eigentlich erwarten.

In meinen Coachings höre ich regelmäßig:

„Wir machen einmal pro Woche ein Austauschmeeting.“

Meine erste Frage ist dann immer:

Wofür genau? Was ist das konkrete Ergebnis?

Denn ein Meeting ohne klaren Outcome ist kein Meeting, sondern ein Teamevent.

Und bevor es jetzt gleich heißt, ich hätte ein Problem mit Teamevents…

Ich habe überhaupt nichts gegen Teamevents. Sie stärken Beziehungen, schaffen Vertrauen und fördern den Zusammenhalt. Das ist wichtig.

Aber dann sollten wir sie auch bewusst so nennen.

Die versteckten Kosten von Austauschmeetings

Nehmen wir ein einfaches Beispiel, zufällig aus einem meiner Coachings:

Eine Führungskraft hat 10 Mitarbeitende. Einmal pro Woche findet ein einstündiger „offener Austausch“ statt. Auf die Frage, wozu es das braucht, bekomme ich meistens die Antwort: „Damit halt alle wissen, was grad so läuft.“

Die Rechnung dazu:

$$\text{10 Mitarbeitende} \times \text{1 Stunde} \times \text{4 Wochen} = \mathbf{40\text{ Arbeitsstunden pro Monat}}$$

Das entspricht ungefähr einer kompletten Arbeitswoche, die ausschließlich für „Austausch“ investiert wird. Eine Woche, die wir investieren, damit halt alle wissen, was grad so läuft?

Und dabei sind die Personalkosten der Führungskraft, Vor- und Nachbereitung oder Kontextwechsel noch gar nicht berücksichtigt.

Welches konkrete Ergebnis soll nach 60 Minuten erreicht sein?

Die zentrale Frage lautet also nicht:

„Brauchen wir das Meeting?“

Sondern:

Welches konkrete Ergebnis soll nach 60 Minuten erreicht sein?

Mögliche Outcomes wären zum Beispiel:

  • Entscheidungen treffen
  • Prioritäten abstimmen
  • Risiken identifizieren
  • Verantwortlichkeiten klären
  • Wissen weitergeben

Die richtige Kommunikationsform wählen

Wenn die Antwort lediglich lautet: „Damit alle mal wieder auf demselben Stand sind“ – dann lohnt sich die nächste Frage:

Brauchen dafür wirklich alle gleichzeitig 60 Minuten?

  • Manche Informationen gehören in ein Update.
  • Manche in ein Dashboard.
  • Manche in einen Chat.
  • Und manche tatsächlich in ein Meeting.

Fazit: Effektive Regelkommunikation im Team als Erfolgsfaktor

Gute Regelkommunikation bedeutet nicht, möglichst viele Meetings zu haben.

Sie bedeutet, die richtige Kommunikationsform für das gewünschte Ergebnis zu wählen.

Denn Zeit ist nicht nur Geld.

Zeit ist Aufmerksamkeit.

Und Aufmerksamkeit ist eine der knappsten Ressourcen in Organisationen.